5 pasos para hacer tus reuniones más inclusivas
Las reuniones son ese espacio fundamental en que se comparten distintas ideas, se toman decisiones y se desarrollan las dinámicas de poder. Cuando nos tomamos el tiempo de que las personas se sientan cómodas y confiadas al participar en las reuniones, es cuando se crea un entorno más inclusivo y esto, seguramente, impulsará que se cultiven mejores ideas. Según la última encuesta de Forbes Insight hecha a ejecutivos seniors, el 48% de los entrevistados está de acuerdo en que una fuerza de trabajo diversa e inclusiva, potencia las diferentes perspectivas que las organizaciones necesitan para impulsar su estrategia de innovación.
A continuaciones te dejamos 5 pasos que pueden servirte para diseñar reuniones intencionalmente más inclusivas.
1-Promueve tomar riesgos: debes considerar quiénes pueden sentirse más incómodos exponiéndose en una reunión. Por ejemplo, una persona introvertida en un equipo extrovertido. Es importante que las personas se sientan bienvenidas desde el comienzo de la reunión, por lo que seria una buena idea partir la reunión con una frase como: “Como equipo debemos estar abiertos a nuevas ideas y aprender a expresar cualquier desacuerdo con respeto”.Cuando fomentas los diversos puntos de vista, puedes abrir la puerta al debate. Es importante recordarle a tus personas que deben concentrarse en los temas que se discuten y utilizar herramientas para evaluar la calidad de las contribuciones, cómo el criterio para la toma de decisiones difíciles.
2-Incluye a todos mientras planificas: Si todos tenemos voz mientras debatimos sobre algo, la reunión es efectivamente una reunión de todos. Es muy útil en estas situaciones, solicitar comentarios y aportes con anticipación. Averiguar lo que los otros quieren discutir y tratar de insertar algunos de esos ítems en la reunión. Hacer envío anticipado de los temas a tratar en una reunión, con al menos 24 horas de anticipación, podría darle la oportunidad al equipo de reflexionar, preparar y llegar con visiones más claras.Otro punto que hay que resolver, es cuando alguien del equipo tenía un compromiso personal u otra reunión, es acá donde debemos asegurarnos de compartir notas o grabaciones para que igualmente pueda dar su opinión y se sienta incluído. También es importante que el horario de esta reunión de equipo sea flexible para que en general logremos que participe el 100% de las personas que son parte de este.
3-Rota los roles en cada reunión: Es importante poder asignar roles a las personas como el de facilitador, cronometrador y asistente de notas, lo que aportará a que la reunión salga bien. Una forma de potenciar la inclusión es que se vayan rotando los roles para prevenir de forma proactiva errores comunes, como el que una figura senior siempre sea facilitador o que el más inexperto del equipo sea quien tome las notas. Potenciemos que todos tengan la oportunidad de practicar las habilidades que cada uno de estas figuras facilitadoras entregan en la práctica y contribuyan a mayores oportunidades de liderazgo. Recuerda, cuando las personas se sienten más responsables de lo que sucede en las reuniones, más disposición tienen de participar en ella.
4-Asegúrate de que todas las voces sean escuchadas: Durante la reunión, incentiva a los participantes del equipo a compartir opiniones divergentes al pedirles que pongan en común perspectivas aún no consideradas. Incluso, podrías pedirle directamente a una persona que aún no haya expresado su opinión que lo haga. Es importante que lo anterior no se tome como una presión, al contrario. Ten siempre presente que no todas las personas contribuye de la misma manera en una reunión. Mientras los extrovertidos hablan con mayor franqueza, los introvertidos pueden compartir igualmente valiosos comentarios a través de un chat, correo u otra forma. Es importante permitirle a las personas tomarse un tiempo para pensar y no malinterpretar los silencios como una falta de compromiso.
5-Sé transparente con respecto a cómo se toman las decisiones: Una buena estrategia para incentivar la apertura es la transparencia. Cuando las personas logran comprender de qué forma sus comentarios se utilizaran, ayudará a que se sientan más involucrados en los procesos de toma de decisiones.
Otro punto que debes tener en cuenta, es aclarar al comienzo de una reunión si en esta se tomarán decisiones y cómo. Por ejemplo, la importancia de que todos expresen su opinión sobre un posible proyecto venidero, ya que después de escuchar sus opiniones el líder deberá consultar con sus propias jefaturas si les darán el visto bueno para empezar con este.
En MAGO te invitamos a seguir estos importantes pasos para que todas las personas de tu equipo se sientan incluidas, valoradas y cómodas al participar de las reuniones, fomentando así un entorno que respete la diversidad en términos de perspectivas e ideas y de esta forma se promueva un sentido de pertenencia.
